Der Komplexität von „New Work“-Projekten mit einfachen Werkzeugen im Raum begegnen

Zum nächsten „Rund ums Personal“ Stammtisch am 18.11. in der Eisenhauer Bürokultur gewähren Sylvia Dether, Rike Ringeis, Karsten Böhme und Stefan Knopf von Swarmer einen Einblick in ihre Arbeitsweise und zeigen wie wir der Komplexität von „New Work“-Projekten mit einfachen Werkzeugen begegnen. Sie geben Tips und Tricks wie ihr gezielt Innovation und Kommunikation in Räumen fördern und trotzdem Ruhe zum Arbeiten gewährleisten könnt. Sie stellen die grundlegenden Raumzonen wie Repräsentation, Kollaboration, Kommunikation, Regeneration und Konzentration vor und sprechen darüber welche Rolle sie in den Arbeistabläufen spielen. Im Interview haben Sie uns bereits vorab Einblicke in ihre Arbeitsweise gegeben.

Was steckt hinter Swarmer?

Sylvia: Räume menschlicher gestalten – das ist unser Credo als Designer*in und Innenarchitekt*in. Für uns steht die gemeinsame Kreativität im Fokus. Dafür bieten wir Workshops an, die Werte, Änderungsprozesse und Wünsche von Mitarbeiter*innen sichtbar und greifbar werden lassen. Wir sehen uns als Hebammen, die die Ideen und Vorstellungen der Mitarbeiter*innen und Führungspersonen auf die Welt bringen. Gemeinsames Gestalten ist für uns wichtig. In diesem Gestaltungsprozess unterstützen wir, greifen mit ein, aber lassen auch Raum für eigene Ideen.

Stefan: Swarmer steht für die Idee, in Projekten zusammenzuarbeiten und einen Austausch zu haben. Heutzutage gibt es keine vertikale, lineare Entwicklung mehr, sondern Spezialist*innen kommen für konkrete Projekte zusammen. Eine Einzelperson schafft es nicht, in allen Bereichen Spezialist*in zu sein. Man kann zwar einige Anknüpfungspunkte haben, aber die Skills, die es braucht, benötigen einige Jahre an Erfahrung.

Was können sowohl Personen aus kleinen als auch aus großen Unternehmen von eurem Workshop mitnehmen?

Karsten: Bei großen Unternehmen ist es ja nicht so, dass sich das komplette Unternehmen auf einmal umstrukturiert, sondern nur bestimmte Bereiche. Und wenn das Projekt bspw. an einem Standort gut funktioniert, wird es eventuell auch auf andere Standorte deutschlandweit ausgeweitet. Wir schließen bei unseren Workshops niemanden aus, sondern wir sind da völlig offen.

Stefan: Wir wollen nicht nur allein die Änderung im Raum. Wir möchten im Prozess der Raumoptimierung den Menschen in den Mittelpunkt stellen. Das kann eine Einzelperson, ein Team oder eine ganze Firma sein. Manchmal muss es nicht einmal eine anstehende Änderung geben, sondern es reicht schon aus, das Bestehende zu hinterfragen. Es muss nicht immer eine Neuerung geben. Das ist das Spannende daran und es zeigt die Vielfalt der Möglichkeiten.

Karsten: Die alte Designmentalität ist eher passiv. Man holt sich jemanden, der etwas für mich tut. Ich gebe demjenigen die notwendigen Informationen und habe eigentlich kaum Einfluss auf das Ergebnis. Das bringt den/die Designer*in in eine schwierige Situation. Für mich war das in meiner Arbeit als Architekt frustrierend, dass es am Ende alles reduziert war auf ein ‚Gefällt mir‘ oder ‚Gefällt mir nicht‘, ohne dass man konstruktiv miteinander arbeiten konnte. Die traditionelle Herangehensweise ist es, sich als Designer*in zurückzunehmen und sich auf handwerkliche Fähigkeiten zu begrenzen, aber der Impuls kommt nicht aus mir heraus, sondern aus der Vorstellung der Auftraggeber, sodass der/die Designer*in diese Ideen ‚nur‘ verwirklicht.

Unsere Workshops zeigen, dass viele Teilnehmer*innen danach erst realisieren, dass sie an diesem Prozess überhaupt mitwirken können. Viele hatten in ihren Unternehmen gar nicht die Möglichkeit des Mitredens. Nach den Workshops gibt es meist erst einmal eine Skepsis, inwieweit man das Gehörte nun in die Praxis einbauen kann. Es geht uns nicht darum, das Designer*innen am Ende sagen, sie können und wissen alles allein. Das Gegenteil sollte der Fall sein: die Kompetenzen und Erfahrungen mehrerer Leute sollten sich ergänzen.

Was muss ich bspw. in dem Eingangsbereich meines Unternehmens beachten?

Stefan: Im Eingangsbereich sollten die Menschen nicht überfordert werden. Es geht dabei um die Reduktion von Informationen. Wenn jemand den Raum betritt, wird derjenige kurz stehenbleiben und sich orientieren. Visuell sollten ein oder zwei Entscheidungsmöglichkeiten mit Hilfe von Gestaltungselementen geboten werden, sodass derjenige das, was er tun möchte, auch tun kann. Es sollte möglichst nicht aussehen wie in der Gemischtwarenabteilung von Karstadt. Für denjenigen, der den Raum betritt, sollte klar sein, wo er/sie eine Anlaufstelle hat, bspw. an einem mit Personal besetzten Tresen. Das läuft alles in wenigen Sekunden ab.

Sylvia: Gleichzeitig sollte es eine offene Atmosphäre sein, die einen Einblick in die Arbeitsweise gewährt. Wir empfehlen, den Tresen mit jemandem zu besetzen, der/die sich im besten Fall den ganzen Tag freut, wenn Besuch kommt, da der erste Eindruck der Firma sowohl für Kund*innen als auch für Bewerber*innen wichtig ist. Die Person sollte einen wohligen ersten Eindruck vermitteln.

Wie kann ich Räume strukturieren, um Informationen effektiv an meine Mitarbeiter*innen weiterzugeben?

Sylvia: Ein guter Ansatz ist das Town Hall Meeting und drumherum mit Infosäulen zu arbeiten, die sich in der Firma immer wieder als eine Art Wegeleitsystem finden. Eine Townhall kann überall im Unternehmen platziert werden. Man kann außerdem eine Kommunikationsecke schaffen.

Stefan: Das System besteht aus Orten und Wegen. Kommunikation braucht einen Ort, an dem wir kommunizieren und uns bewegen können. Wenn die Wege dafür noch nicht da sind, müssen diese im Raum geschaffen werden. Die Kantine kann ein Ort sein, an dem sich die Leute zufällig über den Weg laufen. Und genau an solchen Orten sollten Möglichkeiten geschaffen werden, Gespräche zu vertiefen. Das kann bspw. in Form einer Sitzecke umgesetzt werden. Einen Beamer irgendwo aufzustellen oder ein Schwarzes Brett aufzuhängen, ist die schnellste Variante, aber Orte, an denen die Menschen kommunizieren können, bieten einen Mehrwert.

Sylvia: Trotzdem sollten gewisse Standardinformationen oder Daten im Blick behalten werden.

Wie kann man in den Konzentrationsräumen alle Bedürfnisse, wie das nach einem Austausch oder eben Konzentration, vereinen?

Karsten: Das kann man nicht pauschal beantworten, denn es gibt zu viele verschiedene Formen der Gespräche, wie Konzentrationsgespräche, offene Meetings, Teammeetings oder Gespräche in den einzelnen Projektteams. Daher liegt eine Diversität von Ansprüchen vor und dementsprechend gibt es nicht den einen Raum, sondern ein Angebot von Räumen. In Vorabgesprächen erfassen wir die unterschiedlichen Bedarfe und versuchen für diese Räumlichkeiten zu schaffen. Die Nutzung der fixen Arbeitsplätze ist dabei in den meisten Fällen obsolet, weil eine ganz andere Dynamik stattfindet. Für gewisse Arbeitsprozesse zieht man sich zurück, für andere braucht es den Austausch mit dem Team.

Sylvia: Es besteht auch die Möglichkeit, das wie in einem Zug zu handhaben, indem man eine Silent Area schafft. Bestimmte Räume können dabei so genutzt werden, dass man beim Betreten nur noch in niedriger Lautstärke spricht wie in einer Bibliothek. Wer telefonieren möchte, sollte dann dafür eine Telefonbox aufsuchen. Dafür gibt es raumtechnisch bereits gute Lösungen, die wir gern nutzen.

Stefan: Die Frage ist, wie man die verschiedenen Arbeitswerkzeuge voneinander trennen kann. Eine Wand kann trennen – und das radikal akustisch und visuell. Daher sollte man sich fragen, wie hart die Trennung für die verschiedenen Bedarfe sein muss. Reicht vielleicht eine Zone aus? Der Schreibtisch ist in vielen Unternehmen der Multifunktionstisch, der alles kann – von Mittagspause über Mini-Meetings bis hin zur konzentrierten Arbeit. Man muss sich fragen, welche Tätigkeiten an diesem Tisch alle passieren und wie häufig diese auftreten. Das müssen wir vorerst beobachten und analysieren. Wenn bspw. den ganzen Tag am Schreibtisch telefoniert wird, kann ich das Telefon nicht auslagern. Wir können im Anschluss aber sehen, welche Teile aus unserem Baukasten wir für die Neugestaltung der Räumlichkeiten am besten einsetzen können, um vielleicht den Geräuschpegel zu reduzieren. Das kann durch eine Abtrennung geschehen. In einigen Unternehmen macht es überhaupt keinen Sinn, einen Open Space zu schaffen, sondern die klassische Zellen-Bürostruktur ist einfach viel passender, weil die Mitarbeiter*innen in ihrer Arbeit gar nicht miteinander kommunizieren müssen und die Arbeiten nicht voneinander abhängig sind. Wir möchten, dass die Leute das mit uns gemeinsam erarbeiten und sich damit selbst einmal auseinandersetzen. Die Reflexion der eigenen Arbeitsweise der Teilnehmer*innen sorgt häufig für angeregte Diskussionen in der Gruppe. Oftmals kommen Impulse für Veränderungen dabei aus der Gruppe selbst. Unsere Aufgabe ist es, genau das zu erkennen und an der Stelle tiefer zu bohren und teilweise sogar zu provozieren.

Welchen Vorteil seht ihr darin, über eine visuelle Ebene an Transformationsprozesse und die Digitalisierung heranzugehen?

Stefan: Eine Firma ist ein lebender Organismus und ein System. Wenn man in dem Raum eingreift, greift man automatisch in den Status quo ein. Man kann nicht nur den Raum oder die Kommunikation verändern, sondern alles greift ineinander. Wenn ich also in einem Bereich Veränderungen vornehme, muss ich über die Konsequenzen für andere Bereiche zumindest nachdenken. Wenn ich Innovationsworkshops veranstalte, aber nicht die Räumlichkeiten habe, diese neuen Denkweisen und Ideen festzuhalten, ist es dringend notwendig, die Transformationsprozesse mit in die Raumstruktur zu bringen. In Teamsitzungen, in denen sich alle mit ihrem Laptop versammeln und Ideen an einem Whiteboard zusammengetragen werden, wird der Prozess gestört, wenn ein Bestandteil davon fehlt. Fehlt beispielsweise der Stift zum Notieren am Whiteboard und jemand geht aus dem Raum heraus, um einen zu holen, wird dadurch der Flow des Meetings unterbrochen. Man muss einen Raum ohne viel nachzudenken nutzen können. Darüber haben wir uns in den letzten Jahren viele Gedanken gemacht. Wir haben überlegt, was es braucht, um einen Raum in dieser Weise so nutzen zu können. Die Ästhetik des Raumes hat etwas mit Kohärenz zu tun. Die Werte eines Unternehmens müssen in den Räumen erkennbar sein. Steht eine Firma für Freiheit, wäre eine Arbeitszeiterfassung mit Stechuhr nicht kohärent. Es gibt bestimmte Farben und Materialien, die man einsetzen kann, um bspw. Zuverlässigkeit schon im Empfangsbereich zu signalisieren. Wir sind die Spezialist*innen dafür, Werte eines Unternehmens räumlich sichtbar zu machen.

Du möchtest dabei sein?

Die Veranstaltung findet am 18.11 ab 19 Uhr in der Eisenhauer Bürokulturstatt. Alle Details zum Event findest du hier.